Description
Activités :
1. Appui à la gestion des missions du département
* Organiser et/ou préparer les réunions et les missions des équipes
- Préparer la logistique des réunions réservation et préparation des salles, etc.)
- Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions
* Logistique des déplacements à l'étranger et en France
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers de mission en lien avec les équipes
- Ordres de mission, formalités des visas, achats des billets
- Constituer les fonds de dossiers et sélectionner les documents utiles
* Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes
2. Appui à la gestion et à la réalisation des achats et prestations du département
- Réalisation des commandes et achats en conformité avec les règles et procédures internes
- Relations avec les prestataires ou fournisseurs
- Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes…
- Suivi du budget du Département
3. Appui à la gestion RH du département
- Suivi des effectifs
- Suivi des congés
- Suivi des bureaux
- Gestion des arrivées des nouveaux collaborateurs
4. Appui à l'animation du collectif et l'organisation des évènements
- Appui à l'organisation d'événements (réunions internes, séminaires, ateliers, conférences...)
- Assister les équipes dans la préparation et le suivi de certains dossiers
- Appui à la communication et notamment l'animation de LaRuche MPI (réseau social interne)
- Appui à l'organisation des formations
5. Appui à la gestion du système d'information pour le département
- Mise à jour des listes électroniques de contacts
- Gestion des répertoires partagés, des droits d'accès
Profil recherché
Bac+3 en office management ou gestion des organisations
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)
La maitrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral est nécessaire pour le poste
Ecoute, capacité à travailler en équipe, esprit d'initiative pour l'organisation courante du secrétariat, sens relationnel
Respect de la confidentialité, rigueur, disponibilité
Date de démarrage souhaitée : à partir de septembre 2025
Informations complémentaires
Informations complémentaires
| Contrat | : | Alternance |
| Durée du contrat | : | 12 mois |
| Lieu de la mission | : | Paris Paris |
| Niveau d'étude | : | Bac + 3 : licence |
| Poste(s) disponible(s) | : | 1 |
| Poste de cadre | : |
Suivant Profil
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| Début de la mission | : | Dès que possible |
| Secteur | : | Direction |
